Lịch nghỉ ở Đông Á: lên kế hoạch khi làm ăn với họ

Làm ăn với đối tác trong vùng Đông Á thì lịch nghỉ của họ ảnh hưởng trực tiếp tới hàng hoá và tiến độ của bạn. Nhiều người chỉ nhớ mỗi Tết, rồi tới lúc xưởng đóng cửa mới biết còn mấy đợt nghỉ dài khác.

Bài này nói về nhịp nghỉ chung của vùng và cách lên kế hoạch quanh nó — không nêu ngày cụ thể, vì phần lớn các mốc này đổi theo năm.

Vì sao ngày đổi theo năm

• Nhiều dịp lễ trong vùng tính theo âm lịch, nên ngày dương mỗi năm một khác.
• Có nước đã chuyển lễ chính sang dương lịch, có nước vẫn giữ âm lịch.
• Nghỉ bù và nghỉ nối làm kỳ nghỉ dài thêm, và quy định này do từng nước công bố hằng năm.
• Vì vậy đừng dùng lịch năm ngoái để tính cho năm nay.
• Tra lịch nghỉ chính thức mỗi năm, thường công bố trước vài tháng.

Kỳ nghỉ đầu năm

1. Đây là kỳ nghỉ dài nhất và ảnh hưởng nhiều nhất trong cả năm.
2. Xưởng nghỉ dài hơn số ngày nghỉ chính thức vì công nhân về quê.
3. Trước kỳ nghỉ thì hàng dồn, vận chuyển quá tải, giá cước nhích lên.
4. Sau kỳ nghỉ thì chạy chậm lại vài tuần — nhân sự quay lại không đủ ngay.
5. Đặt hàng sớm hơn bình thường nhiều tuần nếu cần hàng quanh dịp này.

Mấy kỳ nghỉ dài khác trong năm

• Nhật Bản có một tuần nghỉ nối vào đầu tháng Năm và một dịp nghỉ giữa tháng Tám.
• Hàn Quốc có kỳ lễ mùa thu tính theo âm lịch, nhiều nơi nghỉ mấy ngày liền.
• Trung Quốc có kỳ nghỉ đầu tháng Mười kéo dài nhiều ngày.
• Việt Nam có dịp nghỉ cuối tháng Tư sang đầu tháng Năm và dịp Quốc khánh.
• Mỗi nước một bộ ngày riêng — không suy từ nước này sang nước kia.

Lên kế hoạch đặt hàng

1. Hỏi thẳng đối tác nghỉ từ ngày nào tới ngày nào, xin trả lời bằng văn bản.
2. Hỏi thêm: nhận đơn tới ngày nào, giao chuyến cuối ngày nào.
3. Cộng thêm thời gian vận chuyển — cảng và hải quan cũng nghỉ.
4. Đặt hàng sớm hơn dự tính, đừng đặt sát mốc.
5. Ghi lịch nghỉ của đối tác vào lịch của bạn ngay đầu năm.

Liên lạc trong kỳ nghỉ

• Đừng trông chờ trả lời nhanh, kể cả với người bạn quen.
• Việc gấp thì thống nhất trước một kênh liên lạc khẩn và một người phụ trách.
• Gửi tin nhắn chúc mừng dịp lễ — chuyện nhỏ nhưng giữ quan hệ.
• Không đẩy việc sang ngày nghỉ của họ rồi trách chậm.
• Chốt mọi thứ trước kỳ nghỉ thay vì để dở dang.

Múi giờ và giờ làm việc

1. Chênh múi giờ trong vùng không lớn, nhưng vẫn đủ lệch một hai tiếng.
2. Giờ nghỉ trưa khác nhau giữa các nước và các ngành.
3. Gọi vào cuối giờ chiều thứ Sáu thường là gọi vào lúc không ai muốn nhận việc mới.
4. Hẹn họp thì ghi rõ múi giờ trong lời mời.
5. Xác nhận lại trước một ngày nếu cuộc họp quan trọng.

Khách du lịch từ vùng này

• Người bán hàng và làm dịch vụ nên biết mấy kỳ nghỉ này — đó là lúc khách đông.
• Chuẩn bị hàng và nhân sự trước vài tuần.
• Vài câu chào bằng tiếng của khách có tác dụng hơn người ta tưởng.
• Cách thanh toán quen thuộc với họ cũng là một tiện ích.
• Hỏi khách đã tới đây mấy lần — câu chuyện dễ mở ra từ đó.

Ghi lại cho năm sau

1. Một bảng: nước nào, dịp gì, nghỉ khoảng thời gian nào.
2. Ghi luôn thực tế bạn gặp: đối tác nghỉ dài hơn công bố bao nhiêu.
3. Ghi ngày chuyến hàng cuối và chuyến đầu tiên sau nghỉ.
4. Đặt nhắc trước mỗi dịp một tháng.
5. Năm sau mở bảng ra là xong nửa việc.

Người Việt làm việc ở nước ngoài

• Ngày nghỉ của Việt Nam không phải ngày nghỉ ở nước bạn đang ở.
• Xin nghỉ về quê dịp Tết thì xin sớm, nhiều nơi cần báo trước vài tháng.
• Giải thích ngắn gọn ý nghĩa dịp lễ giúp nơi làm việc dễ sắp xếp hơn.
• Vé máy bay dịp này đắt và hết sớm — đặt trước là tiết kiệm thật.
• Gọi về nhà thì canh múi giờ, nhà đang ăn cỗ thì khó nghe máy.

Gửi quà và hàng qua lại

1. Bưu chính quá tải quanh các kỳ lễ lớn — gửi sớm hơn bình thường.
2. Hải quan cũng nghỉ, hàng nằm chờ thêm mấy ngày.
3. Hàng dễ hỏng thì đừng gửi sát kỳ nghỉ.
4. Ghi rõ nội dung và giá trị theo quy định của nước nhận.
5. Người nhận có thể phải nộp thuế — nói trước cho họ biết.

Du lịch vào đúng kỳ nghỉ của nước sở tại

• Vé, phòng và vé tàu tăng giá và hết sớm.
• Nhiều cửa hàng nhỏ đóng cửa — nơi bạn định tới có khi nghỉ.
• Điểm tham quan thì rất đông, có nơi phải đặt vé theo khung giờ.
• Tra lịch nghỉ của nước đó trước khi chốt vé, mất năm phút.
• Đi đúng dịp lễ cũng có cái hay — thấy được nếp sinh hoạt thật, miễn bạn chuẩn bị.

Khi hai bên nghỉ lệch nhau

1. Đối tác làm việc trong khi bạn nghỉ cũng là chuyện phải tính.
2. Báo trước lịch nghỉ của mình, đừng để họ gửi hàng vào lúc không ai nhận.
3. Cử một người trực cho việc gấp, và nói rõ người đó là ai.
4. Thư trả lời tự động ghi ngày quay lại làm việc.
5. Lịch nghỉ hai bên nên gửi cho nhau từ đầu năm.

Tra lịch ở đâu cho đúng

• Công bố chính thức của từng nước là nguồn duy nhất đáng tin về ngày nghỉ.
• Trang tổng hợp có thể lỗi thời hoặc nhầm giữa các nước.
• Hỏi lại chính đối tác — họ biết xưởng mình nghỉ tới ngày nào.
• Ngày nghỉ của ngân hàng và cảng có khi khác ngày nghỉ của xưởng.
• Chốt bằng văn bản thay vì nhớ miệng.

Ba việc không phụ thuộc lịch

• Hợp đồng và thời hạn thì theo hợp đồng.
• Thủ tục hải quan thì theo quy định, tra nguồn chính thức.
• Lịch nghỉ chính thức thì tra công bố của từng nước mỗi năm.

Ba dòng trên lặp ở nhiều bài trong mục này, và lặp là cố ý.

Điểm chung của cả vùng là người ta về nhà vào những dịp này, và công việc dừng lại thật chứ không chỉ chậm đi. Ai biết trước thì đặt hàng sớm và chốt sổ trước kỳ nghỉ; ai không biết thì năm nào cũng bất ngờ đúng một lần.